E-Rechnung: Bedeutung, Pflicht und Funktionsweise einfach erklärt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht es, die enthaltenen Rechnungsdaten elektronisch und automatisiert weiterzuverarbeiten.

Wichtig ist die Abgrenzung zu einer gewöhnlichen PDF-Rechnung: Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht automatisch als E-Rechnung. Fehlt das erforderliche strukturierte Datenformat, handelt es sich nach den Vorgaben des Umsatzsteuerrechts um eine sogenannte sonstige Rechnung.

E-Rechnungen sollen insbesondere die digitale Verarbeitung von Rechnungen erleichtern. Rechnungsdaten müssen dadurch beispielsweise beim Empfänger nicht erneut eingegeben werden, wodurch sich doppelte Arbeitsschritte und Fehler vermeiden lassen.

Eine E-Rechnung enthält ihre relevanten Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat. Dadurch können die Daten elektronisch verarbeitet werden.

Anders als bei einer klassischen Rechnung steht deshalb nicht allein die visuelle Darstellung im Vordergrund. Entscheidend sind die strukturierten Rechnungsdaten.

Die E-Rechnung kann auf unterschiedlichen Wegen übermittelt werden. Das Bundesfinanzministerium nennt beispielsweise den Versand per E-Mail, elektronische Schnittstellen, Internetportale oder gemeinsame Speicherorte.

Zu den in Deutschland üblichen Formaten für die E-Rechnung gehören insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums erfüllen XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen, ausgenommen sind bestimmte ZUGFeRD-Profile.

Dabei unterscheiden sich die Formate unter anderem in ihrer Darstellung:

• XRechnung basiert auf strukturierten elektronischen Daten.

• ZUGFeRD kann strukturierte Rechnungsdaten mit einer visuellen Darstellung verbinden.

Entscheidend ist, dass das verwendete Format die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsinformationen ermöglicht.

Nein, eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Regelungen. Dafür fehlt ihr das erforderliche strukturierte elektronische Format. Eine einfache PDF zählt deshalb als „sonstige Rechnung“.

Diese Unterscheidung ist besonders wichtig, weil eine Rechnung nicht allein dadurch zur E-Rechnung wird, dass sie digital erstellt und per E-Mail verschickt wird.

Die E-Rechnung-Pflicht gilt grundsätzlich für bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B), für die eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.

Dabei ist wichtig, zwischen dem Empfang und der Ausstellung von E-Rechnungen zu unterscheiden. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung gelten dagegen Übergangsregelungen.

Für die Ausstellung einer E-Rechnung gelten folgende Fristen:

• Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung anstelle einer E-Rechnung ausstellen.

• Bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung weiterhin für Rechnungsaussteller, deren Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro beträgt.

• Nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist ist bei den betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich.

Von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gibt es außerdem bestimmte Ausnahmen. Dazu gehören beispielsweise Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, bestimmte Fahrausweise sowie Leistungen von Kleinunternehmern.

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind nach aktueller Rechtslage aber von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung für ihre Leistungen ausgenommen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das Bundesfinanzministerium stellt zugleich klar, dass Leistungen von Kleinunternehmern zu den Ausnahmen von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung gehören.

Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, greifen unter den übrigen Voraussetzungen auch die Regelungen zur Ausstellung von E-Rechnungen.

Damit lässt sich die E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer vereinfacht unterscheiden:

• E-Rechnung empfangen: ja

• E-Rechnung selbst ausstellen: für Leistungen als Kleinunternehmer grundsätzlich nein

Zum Empfang einer E-Rechnung reicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach aus. Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können.

Ein bestimmter Übertragungsweg ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Neben E-Mail kommen beispielsweise elektronische Schnittstellen, Internetportale oder gemeinsame elektronische Speicherorte infrage. Damit besteht für Unternehmen Flexibilität bei der technischen Umsetzung.

Um eine E-Rechnung zu erstellen, müssen die erforderlichen Rechnungsangaben in einem geeigneten strukturierten elektronischen Format vorliegen. Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein, damit die elektronische Verarbeitung möglich ist.

Dafür können beispielsweise die Formate XRechnung oder ZUGFeRD verwendet werden, sofern die jeweils geltenden Anforderungen erfüllt werden. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt zudem eine Validierung, um unter anderem fehlende oder unlogische Angaben erkennen zu können.

Auch eine E-Rechnung muss für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden. Da sie digital vorliegt, bedeutet Aufbewahrung in diesem Fall, dass die ursprünglichen elektronischen Rechnungsdaten erhalten bleiben und bei Bedarf wieder verfügbar sind.

Mit den ursprünglichen Rechnungsdaten sind die strukturierten, maschinenlesbaren Informationen der E-Rechnung gemeint, beispielsweise Angaben zu Rechnungssteller und -empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer und abgerechneten Leistungen. Diese Daten ermöglichen die elektronische Verarbeitung der Rechnung.

Bei Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD ist deshalb der strukturierte Datenteil entscheidend. Es reicht nicht aus, lediglich eine zusätzlich vorhandene PDF-Darstellung zu speichern. Die maßgeblichen elektronischen Rechnungsdaten müssen ebenfalls aufbewahrt werden.

Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass E-Rechnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in ihrem maßgeblichen elektronischen Format erhalten bleiben.

Wie eine E-Rechnung aussieht, hängt vom verwendeten Format ab. Eine XRechnung besteht aus strukturierten Daten und ist daher nicht mit einer klassischen Rechnungsansicht vergleichbar. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD können dagegen strukturierte Rechnungsdaten und eine visuelle Darstellung kombiniert werden.

Ein praktisches E-Rechnung-Beispiel ist daher eine Rechnung im ZUGFeRD-Format: Sie verbindet eine für Menschen lesbare Darstellung mit strukturierten Daten für die elektronische Verarbeitung.

Die E-Rechnung soll Rechnungsprozesse stärker digitalisieren und vereinfachen. Da strukturierte Rechnungsdaten elektronisch weiterverarbeitet werden können, müssen Informationen beim Empfänger beispielsweise nicht erneut manuell erfasst werden.

Daraus ergeben sich insbesondere folgende Vorteile:

• digitale Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten

• weniger doppelte Arbeitsschritte

• geringeres Risiko für Fehler durch erneute Dateneingabe

• effizientere Rechnungsprozesse

• strukturierter Datenaustausch zwischen Unternehmen

Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Das Bundesfinanzministerium nennt unter anderem Ausnahmen für:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto

• bestimmte Fahrausweise

• Leistungen von Kleinunternehmern

• bestimmte steuerfreie Umsätze

• Rechnungen an private Endverbraucher

Daneben gelten während der Einführung Übergangsregelungen. Unternehmen sollten deshalb unterscheiden, ob sie eine E-Rechnung empfangen oder ausstellen müssen.