Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für viele Geschäftskunden ist das vor allem eine organisatorische Umstellung: Eine Rechnung als PDF-Anhang ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Entscheidend sind strukturierte, maschinenlesbare Daten, die sich elektronisch weiterverarbeiten lassen.
Für SVO-Geschäftskunden wird das Thema besonders relevant, weil die SVO den Rechnungsversand für B2B-Kunden schrittweise auf gesetzeskonforme E-Rechnungen umstellt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Die enthaltenen Daten können automatisch ausgelesen und in Buchhaltung oder Warenwirtschaft weiterverarbeitet werden. Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht: Sie ist für Menschen gut lesbar, enthält aber keine standardisiert strukturierten Rechnungsdaten.
PDF-Rechnung | E-Rechnung |
Gut lesbar für Menschen | Strukturiert und maschinenlesbar |
Daten werden häufig manuell erfasst | Daten können automatisiert verarbeitet werden |
Gilt grundsätzlich als sonstige Rechnung | Erfüllt bei korrektem Format die gesetzlichen Anforderungen |
Beispielsweise PDF-Anhang per E-Mail | Beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD |
Wen betrifft die E-Rechnung?
Die gesetzlichen Vorgaben betreffen vor allem Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, also B2B-Umsätze. Dazu gehören grundsätzlich auch Freiberuflerinnen und Freiberufler, Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer sowie Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind.
Privatkundinnen und Privatkunden sind von der B2B-E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Auch Kleinunternehmer müssen zwar E-Rechnungen empfangen können, sind bei der Ausstellung aber unter bestimmten Voraussetzungen ausgenommen. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und einzelne weitere Fälle gelten ebenfalls Ausnahmen.
Welche Fristen gelten?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen. Dafür genügt grundsätzlich ein funktionsfähiges E-Mail-Postfach. Eine spezielle Software ist für den bloßen Empfang nicht vorgeschrieben, kann Verarbeitung und Archivierung aber deutlich vereinfachen.
Zeitraum | Was gilt für Rechnungsempfänger? | Was gilt für Rechnungsaussteller bei inländischen B2B-Umsätzen? |
Seit 1. Januar 2025 | Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt grundsätzlich. | Papier- und sonstige elektronische Rechnungen, etwa PDF-Dateien, sind noch zulässig; bei sonstigen elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. |
Bis 31. Dezember 2026 | Empfang von E-Rechnungen bleibt Pflicht. | Alle Unternehmen dürfen noch Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen verwenden. |
1. Januar bis 31. Dezember 2027 | Empfang von E-Rechnungen bleibt Pflicht. | Bei einem Gesamtumsatz im Jahr 2026 von mehr als 800.000 Euro müssen Unternehmen für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 dürfen sie noch bis Ende 2027 Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen ausstellen. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt ebenfalls eine Übergangsregel. |
Ab 1. Januar 2028 | Empfang von E-Rechnungen bleibt Pflicht. | E-Rechnungen sind bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich verpflichtend, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift. |
Die Umsatzgrenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr, nicht nur auf dessen B2B-Umsatz. Für die Frage, ob 2027 die Pflicht gilt, ist also der Umsatz von 2026 entscheidend.
E-Rechnung empfangen und archivieren
So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor:
Legen Sie ein funktionsfähiges E-Mail-Postfach für Rechnungen fest.
Klären Sie mit Buchhaltung, Steuerkanzlei oder Softwareanbieter, wie XML-Dateien angezeigt und verarbeitet werden.
Prüfen Sie Rechnungen weiterhin auf Pflichtangaben, Leistung, Betrag und Empfängerangaben.
Speichern Sie die strukturierte Rechnungsdatei unverändert und nachvollziehbar.
Archivieren Sie Rechnungen grundsätzlich acht Jahre digital.
Bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Teil, etwa die XML-Datei, im ursprünglichen Format erhalten bleiben. Eine PDF-Ansicht allein reicht für die Aufbewahrung nicht aus.
E-Rechnung bei der SVO
Die SVO stellt sich auf die gesetzlichen Anforderungen ein und informiert Geschäftskundinnen und Geschäftskunden rechtzeitig über die Umstellung. Ab dem 1. Januar 2027 sollen inländische SVO-Geschäftskunden ihre Rechnungen als gesetzeskonforme E-Rechnung erhalten.
Was Sie als SVO-Geschäftskunde jetzt tun können:
Prüfen Sie, ob für Ihre Kundennummer eine aktuelle E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang hinterlegt ist.
Klären Sie intern oder mit Ihrer Steuerkanzlei, wie eingehende E-Rechnungen verarbeitet und archiviert werden sollen.
Informieren Sie sich rechtzeitig über die bei der SVO verwendeten Formate, Übermittlungswege und weiteren Voraussetzungen.
Die vollständigen und aktuellen Informationen zur Umstellung, zum Rechnungsformat und zu Ansprechpartnern finden Sie auf der SVO-Serviceseite zur E-Rechnung.
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